Günümüzde mobil teknolojilerin iş hayatımıza başrol oyunculuğuna yükselmesi ve şirketler tarafından verilen hizmet çeşitliliğinin kaliteli bir şekilde artması ciddi bir rekabet ortamı yarattı. Bu rekabete uyum sağlamanın yolu hızlı takip, raporlama ve iş akışlarını yönetebilme yeteneğinden geçiyor. Raporlama ve iş akışları için gerekli verileri artık akıllı mobil cihazların kameraları ile bile üretmek mümkün. Bunun sonucunda üretilen ve yönetilmesi gereken, gerek yazılı gerek ise dijital olan veri boyutunu normalin çok üstüne çıkıyor. Bu da pazarda etkin olabilmeyi hedefleyen bütün şirketler için “Bilgi Yönetimini” kaçınılmaz hale getiriyor.
Şirketler yürüttükleri bütün operasyonlar için muhasebe, lojistik, insan kaynakları gibi değişik uygulamalar kullandıklarını söyleyen Canon İş Çözümleri Danışmanı Bora Şar’a göre; etkinlik kavramının öneminin günümüzde hat safhaya çıkması ile bu uygulamaları tek bir çatı altında yetkilendirilmiş, insan hatası ihtimalini en aza indirgeyen raporlar ile ölçümlenen bir şekilde yönetme fikri, şirketler için veri güvenliği her geçen gün çok daha çekici hale gelmeye başladı. Bilgi yönetimi sistemlerinin şirketlerin iş akışını en etkin hale getirmesi yürütülen operasyonun iş akışlarının doğru analizi ile mümkün oluyor. Bu noktada operasyonlarının etkinliğinin üst seviyelere çıkması fikri, analiz için yatırım yapma konusunda çok daha istekli davranmalarını sağlıyor.
Bilgi yönetimi kavramı kendi güncelliğini sağlayacak kadar güçlü bir kavram olduğuna dikkat çeken Bora Şar sözlerine şöyle devam etti:
“Operasyona bir yerden dâhil olan bilgi sisteminde kullanıcılar yürüttükleri günlük bilişim güvenliği operasyonlardaki iş yükünün ve hata riskinin azalmasını fark ederek, iç yönetimlerine konu ile ilgili kendi taleplerini iletiyorlar. Bu durum iç yönetim için bilgi yönetim sistemlerini diğer departmanlarda kullanılması adına, otomatik bir farkındalık yaratığı gibi aynı zamanda karar vericiler için gelen taleplerin raporlar ile maliyetler değerlendirmesinin yapılmasını çok kolaylaştırıyor. “
Bilgi yönetim sistemleri genel anlamda şirketlerin kendi veya diğer iş ortakları ile yürüttükleri operasyonları ile ilgili farkındalıklarını arttırıyor. Bir sistemi ölçümleyebildiğiniz kadar yönetebilirsiniz. Bilgi sistemleri size bu ölçümlemeleri bütün sistemler ile entegre çalışarak, istediğiniz bütün detayları net olarak raporlar ile ortaya koyuyor. Bu verilerin ışığında etkinlik, maliyet, zaman hatta iletişim şekli gibi geliştirilmesi gereken bir nokta varsa ortaya çıkıyor. Bu da ileriye dönük, doğru kararın alınması için şirketlere en doğru zemini hazırlamış oluyor.