PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi ifadesinin kısaltmasıdır. İşletmelerde çalışan personellerin, normal çalışma mesailerini, fazla mesailerini, eksik çalışmalarını, ücretli ve ücretsiz izinlerini, görevlendirilmelerini, yıllık izinlerini vb. hareketlerine ait saat ve günlerini takip ederek puantaj oluşturan otomasyon sistemine kısaca PDKS sistemi adını veriyoruz.

Bu sistemlerin işletmeler için kritik derecede önemli hale gelmesinin en büyük nedeni, personel devam takip işlemlerinin insan hatalarından arındırmak, daha hızlı ve daha doğru maaş hesabı yapabilmek, iş gücü kaybını minimum seviyelere indirmektir. Ayrıca PDKS sistemlerinin maliyetleri düşüktür ve sisteme ödenen paranın çok kısa bir süre içerisinde işletmeye geri kazandırılmasını sağlar. Personel devam takibi ve puantaj hesaplama işlemleri için ayrıca personeller görevlendirmeye gerek kalmadığından, PDKS Sistemlerinin kısa bir süre içerisinde geri dönen ilk yatırım ve sistem bakım-destek maliyeti dışında bir maliyeti yoktur. Bunun yanında Personel Devam Kontrol Sistemleri yıllık izin kullanmazlar, hastalanmazlar, molaya ihtiyaçları yoktur, 7/24 aynı kararlılık ve performans ile çalışırlar.

Günümüzde personel istihdam eden bütün firmalarda kullanılmakta olan PDKS Sistemleri kullanıldığı işletmenin yapısına, personel sayısına, çalışma sistemine (vardiyalı, vardiyasız vb.) bağlı olarak değişiklik gösterse de iki ana unsurdan oluşmaktadır. Bunlar YAZILIM ve DONANIM unsurlarıdır.

DONANIM (PDKS Cihazları / PDKS Okuyucuları);

PDKS Sistemlerinde personellerin tanınmasında ve giriş çıkışlarının kayıt altına alınmasında kullanılan okuyucular, sistemin donanım unsurunu oluştururlar. Farklı personel tanımlama ve hareket kayıt etme özelliklerine sahip PDKS cihazları mevcuttur. Bunlardan bir tanesi personellere verilen Elektronik (RFId) Personel Kimlik kartlarını okuyarak giriş çıkış işlemlerini yapan ve kısaca Kartlı PDKS Sistemi olarak adlandırılan yöntemdir. Personel kimlik kartlarının başkaları tarafından kullanılabilmesi ihtimali karşısında kesin çözüm üretememesi yöntemin zayıf yönüdür. Bir diğer PDKS cihaz türü ise Parmak İzi cihazlarıdır. Kısaca Parmak İzi Okuyucuları ile PDKS olarak adlandırılan yöntemde kullanılan cihazlar, Kartlı PDKS Sisteminde kullanılan cihazlara nazaran daha güvenilir PDKS cihazlarıdır. Fakat bu cihazların da zayıf yönü vardır. Çalışan personellerin yaptıkları işler parmak izlerinin deforme olmasına neden olan işletmelerde Parmak İzli PDKS cihazları geç okuma veya hiç okumama gibi sorunlara neden olacaktır. Bir diğer PDKS cihaz türü de Yüz Tanıma Okuyucularıdır. Yüz tanıma cihazları PDKS alanında en güvenilir cihazlardır. Bazı Yüz Tanıma Cihazlarının gün ışığından etkilenme gibi zayıf yönleri olmakla beraber işletmeler için en hızlı ve en kesin personel tanıma yöntemidir.

PDKS sistemlerinin verimini artırmak ve belli noktalardan personel geçişlerini kısıtlamak veya kontrol altına almak için sistem donanımına PDKS okuyucuları tarafından kontrol edilebilen TURNİKE eklenebilir. Personelin belirlenen noktalardan kontrollü geçişlerini sağlayan turnikeler genellikle işletmelerin ana girişlerine, üretim alanı girişlerine, mola alanı girişlerine vb. yerlere takılı PDKS okuyucularının bulunduğu yerlere yerleştirilmektedir.

PDKS cihazları üzerinde çalışan yazılımlar personel geçiş yetkilerini ve geçiş hareketlerini cihazda toplar. Toplanan veriler cihaz özelliklerine göre online veya belirli aralıklar ile PDKS sisteminin bir diğer unsuru olan PDKS YAZILIMLARINA aktarılır.

YAZILIM (PDKS Programları / PDKS Puantaj Yazılımları);

PDKS Programları, PDKS cihazlarından aldıkları verileri veritabanına kayıt eder. Toplanan bu verilerden işletmenin farklı departmanları için ihtiyaç duyulan raporları (insan kaynakları için giriş çıkış ve puantaj raporları, üretim departmanı için üretim sahasında geçirilen süre vb.) üretir. Ayrıca işletme içerisinde kullanılan BORDRO YAZILIMLARI, ERP YAZILIMLARI vb. yazılımlar ile entegre olabilen PDKS Yazılımları puantaj, ücret hesaplama, üretim süreleri vb. hesaplamaları çok kısa sürelerde ve hatasız yapabilir.

PDKS Programları geliştirildikleri yazılım dillerine, kullandıkları veritabanlarına, haberleşebildikleri PDKS cihazlarına göre gruplandırılabilirler. Yazılımcılar günümüzde uygulamalarını geliştirirken C#.Net, VB.Net, Java, Delphi vb. yazılım geliştirme dillerini kullanmaktadır. Bu uygulamalarla PDKS yazılımın kullanıcı ara yüzü (GUI Guide User Interface) geliştirilir. Bu arayüzlerde son kullanıcıların (Bilgi İşlem Personelinin) herhangi bir değişiklik yapma imkânı genellikle olmamaktadır. Bu yüzden de işletmeler PDKS Yazılımlarını seçerken kullanıcı ara yüzlerinin anlaşılır, istenilen raporları üretebilen ve belli oranda kullanıcı tarafından kişiselleştirilebilen (farklı dillerde kullanım, ekrandaki nesnelerin yeniden adlandırılabilmesi, nesneleri yerlerinin değiştirilebilmesi vb.) vb. özelliklere sahip olmasına özen göstermelidir.

Özellikle büyük ve orta ölçekli işletmelerin PDKS Yazılımını seçerken dikkat etmeleri gereken en önemli nokta PDKS Programının kullandığı veritabanıdır. MySQL, Firebird, Access vb. ücretsiz ve/veya verimi düşük, işletmede kullanılmakta olan bordro ve ERP yazılımları ile entegrasyonda zorluklar çıkaran veritabanları kullanan yazılımları tercih etmememlidirler. Bunların yerine Bordro ve ERP yazılımlarının birçoğunun da tercih ettiği MSSQL, ORACLE, DB2 vb. güçlü, performanslı, yedeklenmesi ve bakımı kolay, arkasında bir kurum bulunan veritabanlarını kullanan PDKS yazılımlarını tercih etmelidirler.

PDKS Yazılımı seçiminde bir diğer önemli husus da PDKS Programının güncel ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde güncelleniyor olması ve arkasında konusunda uzman yazılım ekibinin bulunmasıdır.

Personel Devam Kontrol Sistemlerinin (PDKS) İşletmeler İçin Önemi Nedir? PDKS Sistemlerini satın alam süreçleri nasıl yönetilmelidir?

Günümüzde işletmeler PDKS Sistemlerini yaygın olarak kullanmaktadır. İhtiyaç duydukları raporların bir kısmını PDKS Programlarından alan işletmeler, bir kısmını da PDKS Yazılımlarından elde edilerek BORDRO ve ERP yazılımlarına aktarılan verilerden alırlar. Bu sayede işletmeler personel yönetimi ve personel verimlilik değerlendirmesi için iş gücü harcamaz. Bunun yanında objektif (tarafsız) ve hatasız bir değerlendirme aracına sahip olurlar.

Birçok işletme PDKS sistemini seçerken PDKS cihazlarının özelliklerine bakarak karar verir. PDKS Sisteminin seçimini genellikle alacağı PDKS cihazının personel kapasitesi, kayıt kapasitesi, görünüşü, sesli ve ışıklı uyarıları vb. özelliklerine bakarak yapar. PDKS yazılımları da diğer yazılımlar gibi elle tutulamadıkları için ilk satın alma sürecinde kendilerinden çok bahsedilmez. İlk satın alma süreçlerinde geri plana atılırlar. PDKS programları çoğu zaman PDKS Cihazlarının yanında hediye/bonus olarak sunulurlar. Fakat PDKS yazılımlarının değeri genellikle iş işten geçtikten sonra anlaşılır. PDKS Cihazları belirlenen noktalara monte edilir. Turnikeler ve kapılar PDKS Cihazları ile kontrol altına alınır. Sistemin ilk çalıştırılması ve devreye alınmasından sonra sıra işletmenin ihtiyaç duyduğu raporları almaya ve PDKS cihazlarını yönetmeye gelir. PDKS Cihazları ile birlikte hediye olarak sunulan PDKS Yazılımları işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamakta genellikle yetersiz kalırlar. Şartnamelerde veya taleplerde PDKS Yazılımının özellikleri hakkında detaya inilmediği için genellikle ikinci bir satın alma süreci yaşanır.

PDKS Yazılım satın alma sürecinin sağlıklı yürüyebilmesi için işletmelerin en az üç departmanının beraber çalışması gerekir. Bunlar satın alma, insan kaynakları ve bilgi işlem departmanlarıdır. Eğer PDKS Programından üretim ile ilgili raporlar da alınacak ise üretim planlama departmanından da bir katılımcının bulunması daha sağlıklı sonucun alınmasını sağlayacaktır. İşletmeler, kendilerine en uygun ve en verimli sonucu verecek PDKS Sistemine sahip olabilmek için, bu departmanların satın alma süreçlerine mutlaka dahil olmasını sağlamalıdır.

Sonuç olarak PDKS sistemleri işletmelerin özelliklerine ve ihtiyaçlarına göre farklı PDKS cihazları ve PDKS Yazılımları ile oluşturulabilir. İşletmeler PDSK sistemi seçimlerini yaparken;

1. Doğru departman temsilcilerinin sürece katılımını sağlamalıdır.

2. Dışarıdan alınacak PDKS Danışmanlık hizmetini, konusunda uzman personelleri barındıran PDKS Firmalarından almalıdırlar.

Kaynak: http://www.speeduppdks.com